যেভাবে প্রাথমিক সমাপনী পরীক্ষা 2020 এর ডিআর এন্ট্রি ও অ্যাপেন্ড করবেন !

যেভাবে প্রাথমিক সমাপনী পরীক্ষা 2020 এর ডিআর এন্ট্রি ও অ্যাপেন্ড করবেন !

মোহাম্মদ আবুল বাশার খান 

প্রথমে আপনার উপজেলা শিক্ষা অফিস থেকে “DR 2020” ডেটাবেজ ব্ল্যাংক ফাইলটি পেনড্রাইভের মাধ্যমে সংগ্রহ করুন। ডেটাবেজটি ওপেন করার আগে নিশ্চিত হয়ে নিন আপনার কম্পিউটারের ডেট এন্ড টাইম ফরম্যাট “ইংলিশ (ইউনাইটেড কিংডম)” আছে কিনা। না থাকলে ডেট ফরম্যাট “ইংলিশ (ইউনাইটেড কিংডম)” করে নিন।

যেভাবে কম্পিউটারে ডেট সেট করতে হয় তা জানতে এখানে ক্লিক করুন 

এবার ডেটাবেজ ফাইল “DR 2020” ওপেন করুন। ফাইলটি ওপেন হবে। তবে কোনো কাজ করা যাবে না।  

ডেটাবেজ এর উপরে একটি সিকিউরিটি ওয়ার্নিং রয়েছে। উক্ত ওয়ার্নিং এর ডান পাশে “Enable content” বাটনে চাপ দিন। এবার ডেটাবেজটিতে এন্ট্রি করার জন্য অর্থাৎ ডেটা এন্ট্রি করার জন্য উন্মুক্ত হলো।

এবার জেলা লেখার ডানপাশের ড্রপ ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করে লিস্ট থেকে আপনার জেলার নাম সিলেক্ট করুন। 

 এবার উপজেলা লেখার ডানপাশের ড্রপ ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করে লিস্ট থেকে আপনার উপজেলার নাম সিলেক্ট করুন।  

এবার “নিজ উপজেলা/থানা রেখে বাকী উপজেলা/থানা মুছে ফেলা” বাটনে ক্লিক করুন। “First select your UPAZILLA/THANA name.” মেসেজ সম্বলিত একটি মেসেজ বক্স আসবে। 

উক্ত মেসেজ বক্স এর “OK” বাটনে ক্লিক করুন। “Are you sure to DELETE OTHER UPAZILLA/THANA” মেসেজ সম্বলিত আরেকটি মেসেজ বক্স আসবে। 

উক্ত মেসেজ বক্স এর “OK” বাটনে ক্লিক করলেই আরেকটি মেসেজ বক্স (যাতে লেখা থাকবে Delete completed!) আসবে। 

 উক্ত মেসেজ বক্সের “OK” বাটনে ক্লিক করলেই ডেটাবেজটি বন্ধ হয়ে যাবে এবং নিজের উপজেলা বাদে অন্য সকল উপজেলার তথ্য মুছে যাবে। এবার আপনার বিদ্যালয়ের পঞ্চম শ্রেণির শিক্ষার্থী বা প্রাথমিক সমাপনী পরীক্ষা 2020 এর শিক্ষার্থীদের তথ্য এন্ট্রি করার জন্য আপনার ডেটাবেজ ফাইলটি প্রস্তুত হলো। আর যদি উক্ত কাজগুলো করে উপজেলা শিক্ষা অফিস থেকে আগেই শুধু আপনার উপজেলার তথ্য রেখে বাকি উপজেলার তথ্য মুছে ফেলে থাকেন তাহলেতো আপনার কোনো ঝামেলাই রইল না। আপনি শুধু ফাইল ওপেন করবেন এবং সিকিউরিটি ওয়ার্নিং এর “Enable content” বাটনে ক্লিক করে ডেটা এন্ট্রি শুরু করে দিবেন।

ডেটাবেজ ফাইলটি ওপেন করুন।  

 যে ফরমটি দেখতে পাবেন তার প্রথমেই “সমাপনী পরীক্ষা সংক্রান্ত সকল কার্যাবলী” নামক বাটনে ক্লিক করুন। “DR menu” নামক একটি ফরম আসবে। 

এই ফরমের মাঝখানের “ডিআর সংক্রান্ত তথ্য: এন্ট্রি ও এডিট” নামক বাটনে ক্লিক করুন। “DR Entry, Edit and Print” নামক আরেকটি ফরম আসবে। 

 এবার উক্ত ফরমের সবচেয়ে উপরের বাটন “ডিআর এন্ট্রি” তে ক্লিক করুন। “Sch” নামে আরেকটি ফরম আসবে। 

 এবার আপনার বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের তথ্য এন্ট্রি করার সময় এসেছে।

পরীক্ষার বছর ডিফল্ড ভ্যালু 2020 দেওয়াই আছে। অর্থাৎ পরীক্ষার বছর লেখার প্রয়োজন নাই। “উপজেলা/থানা” এর লিস্টে শুধুমাত্র একটি উপজেলার নামই আছে।

  উক্ত নামটি সিলেক্ট করুন। আপনার ইউনিয়নের নামটি লিস্ট থেকে স্ক্রল করে বের করে সিলেক্ট করুন। 

 বিদ্যালয়ের ক্রমিক নং লিখুন (উপজেলা শিক্ষা অফিস থেকে নির্ধারণ করে দেওয়া ক্রমিক নং লিখুন) অথবা ১ লিখে রাখুন। বিদ্যালয়ের ধরন লিস্ট থেকে বের করে সিলেক্ট করুন। 

এরপর বিদ্যালয়ের নাম লিস্ট থেকে বের করে সিলেক্ট করুন। 

 এবার “৫ম শ্রেণির ছাত্র/ছাত্রী” টেক্সট বক্সে আপনার বিদ্যালয়ের সমাপনী পরীক্ষার্থীর সংখ্যা লিখুন।

এবার শিক্ষার্থীর তথ্য এন্ট্রি করুন। প্রথমে রোল নম্বর টেক্সট বক্সে কার্সর নিয়ে ১ লিখুন।

কীবোর্ডের “Tab” কী তে চাপ দিয়ে চলে যান শিক্ষার্থীর নাম টেক্সট বক্সে। এখানে শিক্ষার্থীর নাম লিখুন।

ট্যাব চেপে চলে যান ছাত্র/ছাত্রী ফিল্ডে। এখানে ১ চাপলে ছাত্র এবং ২ চাপলে ছাত্রী সিলেক্ট হবে।

ট্যাব চেপে পরবর্তী ফিল্ডে গিয়ে লিখুন শিক্ষার্থীর পিতার নাম।

ট্যাব চেপে পরের ফিল্ডে গিয়ে লিখুন শিক্ষার্থীর মাতার নাম।

ট্যাব চেপে চলে যান পরের ফিল্ডে। এ ফিল্ডে ধর্মের নাম লিখতে হবে।  

এ ফিল্ডে কার্সর এনে ১ চাপলে ইসলাম, ২ চাপলে হিন্দু, ৩ চাপলে বৌদ্ধ এবং ৪ চাপলে খ্রিস্টান সিলেক্ট হবে।

এবার ট্যাব চেপে “মাধ্যম” ফিল্ডে গিয়ে ১ চাপলে বাংলা এবং ২ চাপলে ইংরেজি সিলেক্ট হবে। অর্থাৎ কোন মাধ্যমে শিক্ষার্থী পরীক্ষা দিতে চায় তা সিলেক্ট হবে।

এরপর ট্যাব চেপে পরের ফিল্ডে যান। এই ফিল্ডে শিক্ষার্থী বিশেষ চাহিদা সম্পন্ন কিনা তা সিলেক্ট করতে হবে। ১ চাপলে হ্যাঁ এবং ২ চাপলে না সিলেক্ট হবে।

ট্যাব চেপে পরের ফিল্ডে যান। এই ফিল্ডে শিক্ষার্থীর স্থায়ী ঠিকানা লিখুন। ঠিকানা লেখার ক্ষেত্রে গ্রাম, ডাকঘর, উপজেলা ও জেলার নাম লিখুন।

ট্যাব চেপে পরের ফিল্ডে যান। এই ফিল্ডে শিক্ষার্থীর জন্মতারিখ লিখুন। জন্মতারিখ লেখার ক্ষেত্রে সবার আগে জন্মতারিখের দুইটি অংক লিখুন। তারপর মাসের নামের দুইটি অংক লিখুন। তারপর জন্ম সালের চারটি অংক লিখুন। যেমন 03122010 মালিহার জন্মতারিখ। সংখ্যাগুলো দিয়ে তিন ডিসেম্বর দুই হাজার দশ বুঝানো হয়েছে।

এবার ট্যাব চেপে চলে যান পরের ফিল্ডে। এই ফিল্ডে গত বছর সমাপনী পরীক্ষায় অংশগ্রহণ করেছিল কিনা তা সিলেক্ট করতে হবে। ১ চাপলে হ্যাঁ এবং ২ চাপলে না সিলেক্ট হবে।

 

তারপর ট্যাব চেপে চলে যান শেষ ফিল্ড “সুবিধাভোগী” ফিল্ডে। শিক্ষার্থী উপবৃত্তি পায় কিনা তা সিলেক্ট করতে হবে। ১ চাপলে হ্যাঁ এবং ২ চাপলে না সিলেক্ট হবে।

এবার ট্যাব চাপলেই চলে আসবেন নতুন করে “রোল নম্বর” ফিল্ডে। এই ফিল্ডে এবার রোল নম্বর লিখতে হবে না। সয়ংক্রিয়ভাবে রোল নম্বর ২ চলে আসবে।

 

আপনি শুধু ট্যাব চেপে “পরীক্ষার্থীর নাম” ফিল্ডে গিয়ে পুনরায় আগের মতো পরবর্তী পরীক্ষার্থীর নাম লিখুন। এভাবে সকল পরীক্ষার্থীর তথ্য এন্ট্রি দিয়ে ডেটাবেজ থেকে বের হয়ে আসুন। ডেটাবেজটিতে যত তথ্যই এন্ট্রি করুন তা সেইভ করতে হবে না। অটোমেটিক সেইভ হবে।  
একটি বিষয় লক্ষ্য রাখতে হবে। সকল এন্ট্রি বিজয় বাংলা কিবোর্ডে লিখতে হবে।
 

বিভিন্ন বিদ্যালয়ের পরীক্ষার্থীর তথ্য আলাদা আলাদা ডেটাবেজ ফাইলে এন্ট্রি দেওয়ার পর ফাইলগুলো উপজেলা শিক্ষা অফিসে জমা দেওয়ার পর প্রয়োজন হয় সবগুলো ফাইলকে একত্র করে একটি ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করা। শিক্ষার্থীদের পরীক্ষায় অবতীর্ণ হওয়ার জন্য রুল নম্বর বন্টন এবং বিদ্যালয়গুলোকে পরীক্ষার কেন্দ্র অনুযায়ী সাজানোর প্রয়োজন হয়ে যায়। প্রতিটি বিদ্যালয়ের পরীক্ষার্থীদের রোল নম্বর ১ থেকে শুরু করে এন্ট্রি দেওয়া হয়েছিল। এবার আগে ঠিক করতে হবে কোন বিদ্যালয়ের পর কোন বিদ্যালয়ের পরীক্ষার্থীরা বসবে। সে অনুসারে বিদ্যালয়গুলোকে সাজিয়ে তাদের পরীক্ষার্থীর রোল নম্বরের রেঞ্জ ঠিক করতে হবে। তারপর একের পর এক বিদ্যালয়ের পরীক্ষার্থীদের রোল নম্বর চেঞ্জ করতে হবে।

ধরুন, “DR pouro” নামে একটি ডেটাবেইজ এ একটি মাত্র বিদ্যালয় এন্ট্রি দেওয়া আছে এবং এর পরীক্ষার্থী সংখ্যা ৯৭ জন। এদের রোল নম্বর ১ থেকে শুরু হয়ে ৯৭ পর্যন্ত আছে। এখন আরেকটি ডেটাবেইজে একটি বিদ্যালয় এন্ট্রি দেওয়া আছে এবং তাদের পরীক্ষার্থীর সংখ্যা ৩৬ জন। তাদের রোল নম্বরও ১ থেকে শুরু করে এন্ট্রি দেওয়া হয়েছে। এখন প্রথমেই এই ডেটাবেইজে গিয়ে ভেতর থেকে টেবিল বের করে রোল নম্বর ঠিক করতে হবে। এজন্য তেমন বেশি কষ্ট করতে হবে না। এজন্য প্রথমে উক্ত ডেটাবেইজ ফাইলটি ওপেন করতে কীবোর্ডের “Shift” কী চেপে ধরে ফাইলটির উপর ডাবল ক্লিক করতে হবে। 

যদি “নেভিগেশন পেইন” এ Table না থাকে তবে বাম পাশের নেভিগেশন পেইন এর ড্রপ ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।

 নেভিগেশন ক্যাটেগরি থেকে Table সিলেক্ট করুন। এবার তালিকা থেকে “Studt” টেবিলে ডাবল ক্লিক করুন।

 এবার টেবিলের STD_ROLL ফিল্ডটি সিলেক্ট করে কপি করে Excel sheet এ পেস্ট করুন। 

Excel sheet এ পেস্ট করা নম্বরগুলো পাশের কলামে ৯৮ নম্বর থেকে শুরু করে ক্রমিক সংখ্যা বসান এবং উক্ত নম্বরগুলো কপি করুন। 

এবার ডেটাবেজ ফাইলের সেই STD_ROLL ফিল্ডে পেস্ট করুন। 

একটি মেসেজ বক্স আসবে। উক্ত মেসেজ বক্সের “Yes” বাটনে ক্লিক করুন। 

রোল নম্বর বসানো হয়ে গেলো। এবার ডেটাবেজ ফাইলটি বন্ধ করুন। ডেটাবেজ ফাইলটি “DR” নামে রিনেইম করুন এবং কম্পিউটারের “C” drive এ কপি করে রাখুন।

এবার যে ডেটাবেজে “DR” ফাইলটি অ্যাপেন্ড করবেন সেই ফাইলটি ওপেন করুন। 

দেখুন ফাইলটিতে অ্যাপেন্ড বাটন Inactive হয়ে আছে। উক্ত বাটনটি Active করার জন্য কীবোর্ডের শিফ্ট কী চেপে ধরে ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করুন। 

নেভিগেশন পেইন এ ফরম এর তালিকাই আছে কিন্তু mainform নাই। এটি Hide করা আছে। একে প্রথমে Unhide করতে হবে। এজন্য File মেনুতে ক্লিক করুন। 

এরপর নিচের দিকে গিয়ে Options সাবমেনুতে ক্লিক করুন। Access Options নামে একটি window আসবে। 

এবার বামপাশের নেভিগেশন পেইন থেকে Current Database সিলেক্ট করুন। 

 

এবার নিচের দিকে Navigation Option বাটনে ক্লিক করুন। আরেকটি Window আসবে। 

এবার নিচের দিকে Display Option এ ‍Show Hidden Objects এ টিক চিহ্ন দিয়ে “OK” বাটনে ক্লিক করুন।

 Access Options নামের Window এর “OK” বাটনেও ক্লিক করুন। একটি মেসেজ বক্স আসবে। 

উক্ত মেসেজ বক্স এর “OK” বাটনেও ক্লিক করুন। এবার mainform লিস্টে এসেছে।

 mainform এ ডাবল ক্লিক করুন।

এবার ডেটাবেজের একেবারে ডান দিকে নিচের কোণায় ডিজাইন ভিউ সিলেক্ট করুন। 

এবার ফরমের ডান দিকের নিচের কোণায় “A” লিখা অ্যাপেন্ড বাটন সিলেক্ট করুন। 

 
ডান পাশে Property Sheet এ Data Enabled No আছে একে Yes করুন। 

Save বাটনে ক্লিক করে ডেটাবেজ বন্ধ করুন। পুনরায় ডেটাবেজটি ওপেন করুন। 

দেখুন “A" লেখা সম্বলিত অ্যাপেন্ড বাটন Active হয়েছে। এই অ্যাপেন্ড বাটনে ক্লিক করুন। “সি ড্রাইভের রুটে থাকা ডি আর ডাটাবেজটি এ ডাটাবেজের সাথে একত্রিকরণ করতে” নামক বড় আকৃতির বাটনটি Active হবে। 

এবার উক্ত বাটনে ক্লিক করুন। “Are you sure to Append data from C:\DR.mdb?” মেসেজ সম্বলিত একটি মেসেজ বক্স আসবে। 

উক্ত মেসেজ বক্সের “Yes” বাটনে ক্লিক করুন। “Data Appended. Close All.” মেসেজ সম্বলিত একটি মেসেজ বক্স আসবে। 

উক্ত মেসেজ বক্সের “OK” বাটনে ক্লিক করুন। ডেটাবেজটি বন্ধ হয়ে যাবে। ডেটাবেজটি পুনরায় ওপেন করে দেখুন সবগুলো ডেটা একত্রিত হয়েছে।