যে যে রেজিস্টার মেইনটেইন করতে হয় কাব ইউনিট পরিচালনার ক্ষেত্রে

যে যে রেজিস্টার মেইনটেইন করা জরুরী

কাব ইউনিট ব্যবস্থাপনা

CUB UNIT MANAGEMENT

মোহাম্মদ আবুল বাশার খান

প্রতিটি কাব ইউনিটে যে যে রেজিস্টার মেইনটেইন করা জরুরী তার তালিকাসহ পূর্ণ বিবরণের তথ্যের প্রয়োজনীয়তা অনেকদিন ধরেই উপলব্ধি করছিলাম। কিন্তু এসব তথ্য কোনো একটি বিদ্যালয়ের সকল দলিল দস্তাবেজ ঘেটেও পাওয়া কঠিন। আর যারা কাব কার্যক্রমে একেবারেই নবীন তাদের জন্য রীতিমত কষ্টকর। আজ আমি সেই নবীন ইউনিট লিডার ভাই ও বোনদের জন্য আমার অভিজ্ঞতা থেকে লেখার চেষ্টা করছি। আমার এ লেখার দ্বারা যদি ইউনিট লিডার ভাই ও বোনদের সামান্যতম উপকার হয় তবে তাই হবে আমার লেখার পুরস্কার।

কাব ইউনিট ব্যবস্থাপনায় মোট ১৪টি বই বা রেজিস্টার বই সংরক্ষণ করতে হয়। নিচে একে একে সবগুলোর তথ্য ও কিভাবে তা মেইনটেইন করতে হবে তার বর্ণনা দেয়া হলঃ

১। গ্রুপ কমিটি রেজুলেশন বইঃ অন্য সকল সভার কার্যবিবরণী লেখার খাতা বা বইয়ের মতোই এটি গ্রুপ কমিটির সভা ও এর সকল কার্যবিবরণী লেখার জন্য ব্যবহার করা হয়। রেজুলেশন লেখার ধরণ বিস্তারিত জানতে নিচের লিংকে দেখুনঃ
http://bashartg3.blogspot.com/2017/11/blog-post_20.html?m=1

২। প্যাক মিটিং রেজিস্টারঃ প্রতি সপ্তাহের প্যাক মিটিং এর পূর্ণ বিবরণ সম্বলিত এই রেজিস্টার। একটি প্যাক মিটিং এ যত সময়ব্যাপী কার্যক্রম পরিচালনা করা হয় তার সবই এই রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ আছে। শুধুমাত্র স্থান, তারিখ, সময়, নতুন পাঠ এর নির্ধারিত স্থানে সামান্য কিছু লেখা আছে। কোনো কোনো ক্ষেত্রে অপশনে টিক চিহ্ন দিয়ে সাপ্তাহিক প্যাক মিটিং রেজিস্টার মেইনটেইন করা যায়।

প্যাক মিটিং রেজিস্টার

৩। চাঁদা আদায় রশিদ বইঃ কাব ইউনিট পরিচালনার জন্য টাকার প্রয়োজন। আর এ প্রয়োজন সাধারণত মেটানো হয় বিভিন্ন ভাবে প্রাপ্ত অনুদান থেকে। অনুদান প্রাপ্ত অর্থের হিসাব যাতে ঠিক থাকে এজন্য চাঁদা আদায় রশিদ ব্যবহার করা হয়। রশিদ ব্যতিত কোনো অর্থ গ্রহণ করা উচিত নয়। এছাড়া কাবদের দেয় সাপ্তাহিক চাঁদাও রশিদের মাধ্যমে গ্রহণ করা উচিত।

 

চাঁদা আদায় রশিদ বই

৪। কাব ভর্তি রেজিস্টারঃ কাব ভর্তির জন্য একটি রেজিস্টার মেইনটেইন করা খুবই জরুরী। রেজিস্টারে যেসব বিষয় অন্তর্ভূক্ত করা প্রয়োজন তা হল- কমিক, কাব সদস্যের নাম, পিতার নাম, মাতার নাম, ঠিকানা, জন্ম তারিখ, অভিভাবকের স্বাক্ষর, ভর্তির তারিখ, শ্রেণি, রোল, প্রতিটি ব্যাজ প্রাপ্তির তারিখ, শিশুর অবস্থান ও মন্তব্য। কাব ভর্তি রেজিস্টার নিম্নরূপ হতে পারে।

কাব ভর্তি রেজিস্টার

 

 ৫। দীক্ষা প্রদান ও ব্যাজ প্রদান রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে দীক্ষা প্রদান ও কোন ব্যাজ কখন প্রদান করা হয়েছে তার তথ্য সন্নিবেশন করা হয়। প্রতিটি কাবের জন্য একটি করে পৃষ্ঠা বরাদ্দ থাকে। দীক্ষা প্রাপ্ত কাবের নাম, পিতা ও মাতার নাম, ঠিকানা, শ্রেণি ও রোল এবং দীক্ষা ও ব্যাজ প্রাপ্তীর তারিখ উল্লেখ করা হয়। এই রজিস্টারটি নিম্নরূপ হতে পারে।

দীক্ষা প্রদান ও ব্যাজ প্রদান রেজিস্টার

 

৬। কাব হাজিরা রেজিস্টারঃ এতে কাবের নিজ ষষ্ঠকের নাম, কাবের নাম, ভর্তি রেজিস্টারে নিবন্ধিত রেজিস্ট্রেশন নম্বর ও প্যাক মিটিং এর তারিখ থাকে। তারিখ অনুযায়ি কাব উপস্থিত থাকলে প্রযোজ্য ঘরে টিক চিহ্ন দেয়া হয়। অনুপস্থিত থাকলে ক্রস চিহ্ন দেয়া হয়।

কাব হাজিরা রেজিস্টার

 

৭। কাব ইউনিট আয়-ব্যয় হিসাব রেজিস্টারঃ এটি একটি সাধারণ জমা-খরচ খাতা। খাতার ভিতরে ক্রমিক, বিবরণ, আয়, ব্যয় ইত্যাদি শিরোনামে ছক তৈরি করে আয় ব্যয়ের হিসাব লেখা হয়। এটি একটি ইউনিটের সকল আয়-ব্যয়ের হিসাবের একমাত্র খাতা। একে ক্যাশ খাতাও বলা হয়।

৮। কাব স্টক রেজিস্টারঃ ক্রয়কৃত বা সংগৃহিত জিনিসপত্রের তথ্যসম্বলিত রেজিস্টারই হল স্টক রেজিস্টার। এক্ষেত্রে ইউনিটের স্থায়ী সম্পদগুলোর তথ্য এখানে সন্নিবেশিত করতে হবে। শিক্ষার্থীদের দেওয়ার জন্য স্কার্ফ, ব্যাজ ইত্যাদি এখানে থাকবে না। এগুলোর জন্য আলাদা ব্যাজ সংরক্ষণ রেজিস্টার ব্যবহার করতে হবে। এতে ক্রমিক, জিনিসের বিবরণ, ক্রয়/সংগ্রহের তারিখ, পরিমাণ, মূল্যমান, সংগ্রহকারীর তথ্য, মন্তব্য ইত্যাদি শিরোনামে ছকে তথ্য সন্নিবেশন করা যেতে পারে। এছাড়া প্রয়োজন অনুযায়ি তথ্য সন্নিবেশন করা যেতে পারে। স্টক রেজিস্টারের ভেতরের পৃষ্ঠাগুলো এরকম হতে পারে।

ক্রমিক	বিবরণ	ক্রয়/ সংগ্রহের তারিখ	পরিমান	মূল্যমান	সংগ্রহকারীর তথ্য	মন্তব্য
১	ইউনিট পতাকা	১৫/১০/১৬	১	৩০০৳	বাশার
২	সদস্য ব্যাজ বই	১৬/১০/১৬	১	১২৳	বাশার

৯। পরিদর্শন বইঃ কাব ইউনিট পরিদর্শনে কোনো উর্ধ্বতন কর্মকর্তা অথবা স্কাউটার এলে পরিদর্শন অভিজ্ঞা ও প্রয়োজনীয় মতামত প্রকাশ করেন এই বইয়ে। পরিদর্শন বই নিম্নরূপ হতে পারে।

কাব পরিদর্শন বই

 

১০। নোটিশ বইঃ কাব গ্রুপ কমিটির মিটিং এর প্রয়োজন হলে এই বইয়ে সভার স্থান, তারিখ, সময় ও কমিটির সকল সদস্যের নামসহ নোটিশ লেখা হয়। সভার আলোচ্য বিষয়সহ নোটিশ বই সদস্যদের নিকট গিয়ে পড়ে শোনানো বা পড়ে নিশ্চিত হয়ে অবগতির স্বীকারোক্তির প্রেরণ করা হয়। সদস্যগণ বইয়ে স্বাক্ষর করে অবগতির ব্যাপারে নিশ্চিত করেন।

নোটিশ বই

 

১১। প্রোগ্রাম রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে আগামী এক বছরে আপনার কাব ইউনিট কাবদের জন্য কি কি শিখন-শেখানো কার্যক্রম পরিচালনা করবেন তার একটি পরিকল্পনা করা হয়। বাংলাদেশ স্কাউটস এর নির্ধারিত প্রোগ্রাম বইয়ে দেয়া কাবদের সিলেবাস স্তর অনুযায়ি (যেমন- সদস্য ব্যাজ, তারা ব্যাজ, চাঁদ ব্যাজ, চাঁদতারা ব্যাজ ও শাপলা কাব অ্যাওয়ার্ড ইত্যাদি) বিভাজন করে তার পরিকল্পনা করা হয়। বার্ষিক প্রোগ্রাম পরিকল্পনা নিম্নরূপ ছকে সন্নিবেশিত করা যেতে পারে।

প্রোগ্রাম রেজিস্টার

 

১২। প্রশিক্ষণ উপকরণ রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে কাব প্রশিক্ষণ কার্যক্রমে ব্যবহৃত সকল উপকরণের তথ্য লিপিবদ্ধ করা হয়। ক্রমিক, উপকরণের নাম, সংখ্যা ইত্যাদি শিরোনামে ছক তৈরি করে তথ্য সন্নিবেশিত করা হয়।

১৩। লগ বইঃ এটি একটি কাব ইউনিটের বিভিন্ন সময় বিভিন্ন অনুষ্ঠান আয়োজনের রেকর্ড এবং কাব অভিযান ও কাব ক্যাম্পুরীতে যোগদানের রেকর্ড সংরক্ষণ বই। লগ বই আপনার প্রয়োজন মতো তৈরি করে নিতে পারেন।

ব্রাহ্মণকুশিয়া সরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয় ঠিকানাঃ গ্রাম- ব্রাহ্মণকুশিয়া, ডাকঘর- ঘারিন্দা, উপজেলা- টাঙ্গা্ইল সদর, জেলা- টাঙ্গাইল রেকর্ড সংরক্ষণ সময়কালঃ 01/05/17 – 31/05/17
ক্রমিক	বিবরণ	স্থান	আরম্ভ	শেষ	দূরত্ব কি.মি.	কাব সদস্য সংখ্যা	মন্তব্য
১	প্যাক মিটিং	বিদ্যালয় মাঠ	12/05/17	12/05/17	০	42
২	কাব কার্ণিভাল	বিদ্যালয় মাঠ	19/05/17	19/05/17	০	48
৩	উপজেলা কাব ক্যাম্পুরী	জেলাসদর বালিকা উচ্চ বিদ্যালয়	27/05/17	31/05/17	৭	6
................. স্বাক্ষর প্রধান শিক্ষক				................ স্বাক্ষর ইউনিট লিডার

১৪। ব্যাজ সংরক্ষণ রেজিস্টারঃ এই রেজিস্টারে কাব ডেনে যতগুলো ব্যাজ সংরক্ষণ করা আছে বা তার মোট পরিমাণ কত তার তথ্য হালনাগাদ করা হয়। এটি প্রতি সপ্তাহে অথবা মাসে একবার হাল নাগাদ করা হয়। 

ব্যাজ সংরক্ষণ রেজিস্টার